Once consejos para desarrollar un proceso de onboarding de 10

El proceso de incorporación de un nuevo empleado en una organización es un momento clave.

De esta primera toma de contacto con la compañía dependerá en buena medida el grado de satisfacción del trabajador con ella, y a medio – largo plazo, tendrá un efecto muy positivo tanto en la productividad como el clima laboral.

Aunque cada organización debe desarrollar su propio proceso, en base a los valores y cultura corporativa, teniendo en cuenta ciertas recomendaciones es posible optimizarlo. El objetivo es lograr que el nuevo trabajador se sienta valorado y a gusto en su nuevo puesto de trabajo, comprendiendo totalmente sus funciones y responsabilidades, y que así se pueda adaptar rápidamente proporcionando un rendimiento óptimo.

Los beneficios de definir y plantear un proceso de onboarding son múltiples:

  • Incrementa la retención de talento.
  • Aumenta la productividad.
  • Facilita la coordinación entre equipos.
  • Refuerza el employee engagement.
  • Fortalece la imagen de marca y su rol como empleadora.

Teniendo esto en cuenta, ¿cuáles son las claves para lograr un onboarding de 10?

  1. Comienza a trabajar el proceso de onboarding en el reclutamiento.
    Para que la incorporación de nuevo talento sea efectiva, es muy importante cuidar todas las fases del proceso de reclutamiento. La primera impresión que se lleva el trabajador da la empresa es muy importante, y por eso, es fundamental prestar atención a esos momentos previos: describir de manera clara el puesto y funciones en la oferta de trabajo, tratar a todos los candidatos con respeto y profesionalidad, dar feedback y mantener una comunicación fluida a medida que avance el proceso.
  2. Establece una reunión previa a la fecha de inicio.
    En este encuentro, podemos aprovechar para firmar documentación o resolver algunas dudas. Con esta sencilla acción, nos ahorraremos un tiempo precioso el primer día de trabajo, que podemos dedicar a estrechar el contacto humano con el nuevo trabajador.
  3. Apóyate en la tecnología para mejorar la experiencia de empleado.
    Puedes probar a usar ciertas herramientas virtuales que permiten realizar un recorrido por la oficina antes de la incorporación, o incluso elaborar un video que permita al empleado conocer su departamento o qué hacer en su primer día de trabajo.
  4. Dispón todo el material de trabajo necesario antes de la incorporación.
    Mesa de trabajo, ordenador, pantalla, material ofimático, dispositivos móviles…es importante que el trabajador disponga de todo lo que necesitará para desarrollar su trabajo en su primer día. Es importante adelantar, además, todo lo relativo a su identificación: cuenta de correo electrónico corporativa, tarjetas de acceso, claves, contraseñas, etc.
  5. Haz que coincida la incorporación de nuevos miembros el mismo día.
    Si son varias las personas que se incorporan a la organización, una buena idea es hacer que todos ellos empiecen a la vez, ya que facilita mucho la integración tanto entre los nuevos empleados como en los equipos establecidos. Esta incorporación se puede acompañar de sesiones informativas grupales y presentaciones.
  6. Presenta al nuevo miembro del equipo a todos sus compañeros.
    Además de cerrar un rato para un café de bienvenida con el equipo directo, es muy importante que desde RRHH se haga una comunicación, presentando a la persona: su nombre y el rol que tendrá en el equipo es lo básico, y a mayores, se puede comentar algún hobby interesante o un logro remarcable que ésta persona haya obtenido en su puesto de trabajo anterior. Con ello estaremos poniendo al candidato en valor, y haremos más fácil empezar conversaciones que aceleren la integración de esta persona en el equipo.
  7. Ten un pequeño detalle con el nuevo empleado.
    Hacer que el nuevo empleado se sienta especial a través de un pequeño detalle puede marcar una enorme diferencia. Una simple taza o camiseta de la empresa con su nombre, una agenda o una invitación a un desayuno hará que el primer día de trabajo sea memorable.
  8. Cierra una reunión con RRHH y otras individuales con los managers.
    En la primera, es importante que se facilite el contrato de trabajo para cerrar su firma, así como toda la información para comenzar a moverse por la empresa. En las segundas, además de poner en contacto a la persona con los mandos de la empresa, se comenzarán a establecer objetivos y expectativas por ambas partes.
  9. Asigna una persona que pueda resolver sus dudas.
    Durante el proceso de asimilación de toda la información que le llega en su nuevo puesto de trabajo, el empleado recién contratado puede verse sobrepasado por las dudas, lo que es normal. Por eso, es muy importante que pueda tener la referencia de un compañero al que pueda recurrir, y que a modo de mentor, le ayude a navegar por la organización en estos primeros momentos.
  10. Facilita entornos de colaboración que sirvan de apoyo al nuevo trabajador.
    La creación de espacios digitales como repositorios, páginas web o un entorno virtual de aprendizaje que esté disponible las 24 horas del día y sea de fácil acceso, contribuye a que el empleado se sienta más seguro en su proceso de adaptación. En estos espacios, el contenido formativo que se publica juega un rol fundamental. Por lo tanto, es esencial velar porque cada archivo o recurso multimedia que se publique sea corto, entendible y sencillo. Pueden ser en formato vídeo, animaciones, presentaciones, imágenes, audios o una combinación de todos.
  11. Ofrece apoyo continuo, especialmente en los primeros 90 días.
    Cuando un trabajador empieza su trayectoria en una empresa, lo normal es que tenga un período de acompañamiento durante su adaptación. Pasado este lapso, es aconsejable que se le brinde seguimiento personalizado y que siga recibiendo apoyo especializado y experto, al menos hasta haber transcurrido los tres primeros meses desde su entrada. Esto facilita una evaluación temprana de la evolución que ha tenido en su puesto de trabajo y de las dificultades de adaptación o de cualquier otra índole que se le hayan presentado.

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